在宅秘書とは、個人や企業において重要な役割を担う人物の、スケジュールから事務処理まであらゆるサポートを在宅で行う仕事です。

子育てや介護などの家庭の事情から、知識や経験はあるが通常の勤務が難しい方にとって、家庭の都合を優先しながら仕事ができる在宅秘書は、新たな働き方として需要が高まっています。

そこで、在宅秘書の仕事内容からメリット、また副業で行う場合や求人の探し方までご紹介いたします。

在宅秘書とは?

在宅秘書は、在宅にいながら秘書にあたるような業務をサポートをするという、やや特殊な仕事となります。どういった仕事をするのか、また通常の秘書業務と具体的にどのような点で異なるのか確認していきましょう。

会社員の秘書との違い

在宅秘書の大きな特徴としては、依頼主が中小企業か個人事業主もしくはフリーランスであるということです。そのため、通常の秘書との違いとしては依頼主の特性となります。

業務内容は、通常の秘書業務と同様にスケジュール調整や書類の手配、処理などです。これらの業務を全てオンラインで対応することになります。依頼主にもよりますが、依頼主が在宅秘書に求めているものとして、豊富な経験であったり、経理や法務関係、語学力など秘書業務以外の知識がある場合は需要が高い傾向にありあます。

在宅秘書は、通勤する必要がなく、契約形態によっては時間の縛りも少ないため、ワークライフバランスを保ちながら自分のキャリアの継続が可能となります。また、新たな業種の秘書を勤めることによって、新たな知識や経験を得てスキルアップすることもできるでしょう。

在宅秘書の働き方

在宅秘書は、依頼主と雇用形態を結ばない報酬制の「業務委託」であることが多いといえます。就業時間としては1日6~8時間働く場合や、1日1~3時間ほど働く場合があり、それによって給与形態も月給か時給かで変わります。

時給に換算すると約900~1,500円/時程度であり、経験やスキルによっても給与は大きく変わってきます。

フルタイムの在宅秘書はもちろんですが、短時間の勤務でも在宅秘書として成り立つため副業としても人気のある職種のひとつです。

在宅秘書になるために必要なスキルは?

秘書検定やTOEICなどの資格があれば、能力の客観的指標になるため有利になりますが、在宅秘書に必須の資格はありません。ただリモートでの仕事という点で、基本的な能力は必要です。

パソコンのスキルは必須

在宅秘書の仕事のほとんどがパソコンを使った仕事になります。そのため、ワードやエクセルなどパソコンを使う上で必須のスキルです。

在宅秘書は書類作成の業務も多く、エクセルでは表計算やグラフ、リストの作成なども必要です。ワードを使った業務としては、契約書や仕様書などの書類の作成が求められることもあるでしょう。

依頼主の業種によって必要な書類も異なりますが、基本的な操作を理解しておくことは採用の有無のみならず、作業効率に関わるので必要なスキルといえます。

新しいソフトやアプリに抵抗がない

リモートでの就業となるため、情報の共有や指示のためにZOOMやスカイプなどのWEBミーティングもしくは、チャットワークなどの連絡ツールやアプリを使うケースが多くあります。全てオンラインでおこなう業務であることから、業務の効率化に必要なツールには抵抗がない、またそのキャッチアップが早い方がスムーズに在宅秘書の仕事を進められるでしょう。

その他にも、経理ソフトなど、独自のソフトや新しいツールを採用しているケースも少なくありません。雇用主に合わせて必要とされるツールや新しい機能に対応できる、柔軟性が求められる仕事であることも念頭においておきましょう。

在宅秘書の主な仕事内容とは?

在宅秘書の仕事は通常の秘書と同じ業務内容ではあるものの、中にはオンライン特有のものがあります。在宅秘書の主な仕事内容には何があるのか、それぞれ詳しくみていきましょう。

資料作成

在宅秘書を依頼される中で、一番多い業務が「資料作成」です。プレゼン資料や社内資料など、企業において必要となる書類はさまざまあります。見やすさを意識した資料としてデザイン性から、文章力など依頼主の求めるものを書類として起こすことが必要とされます。

表作成であったり、データ管理が求められたりするのはもちろんのこと、オンラインで業務を進めるため、依頼主の意図を正確に汲み取るためのコミュニケーション力が必要となります。

スケジュール管理

通常の秘書業務で行うように、在宅秘書でも「スケジュール管理」の依頼をされることが多くあります。通常のスケジュール調整業務と大きく異なる点は少ないですが、オンライン上でのやりとりとなるため、設定するスケジュールに漏れがないか、予定に合わせた準備をセッティングできているかなど、より細かな注意力が求められるでしょう。

メールや電話、またはチャットでスケジュールの確認を依頼される場合もあれば、依頼主によってはスケジュール報告の頻度も異なります。都度連絡を求められる場合もあれば、1日1回で済むケースもあります。

電話やメールの対応

電話やメールの対応は秘書業務でよく行う業務です。電話対応は常時必要になるため、副業よりはフルタイムでの在宅秘書としての役割が主になります。

電話やメールはもちろんですが、基本的なビジネススキルとしての対応が必要です。また電話対応などは、契約時に時間帯や曜日などを明確に依頼主と決めておく必要があります。

出張の交通手段や宿泊の手配や予約

通常の秘書業務と流れややり方はほぼ変わりません。ただし、会社もしくは個人の場合予算の管理が厳しい場合があります。予算の確認の上、宿泊先のグレードや移動手段を検討しましょう。

またリモートでの作業ですので、出張先への手土産やチケットの手渡しことができません。手土産のリストや移動の道中で購入できる場所、チケットはできるだけペーパーレスで済むように手配をしましょう。

ブログやSNSの代理投稿

通常の秘書業務ではあまり考えられない業務かもしれませんが、在宅秘書業務としては比較的よくある業務の一つです。

会社規模があまり大きくない、もしくはフリーランスの特徴として、自社の広告や宣伝に大いに活用されているのがSNSです。宣伝費をかけずに、やり方次第で何十倍もの知名率を増やすこともできます。ただブログやSNSを更新するだけではなく、意図をもってユーザーを取り込めるような記事もしくは投稿が求められるため、ある程度の知識や経験が必要となってくるでしょう。

ご自身でブログやSNSをされている方であれば、ノウハウが分かれば比較的容易に対応できるでしょう。

会議などのセッティング

会議や会場のセッティングの必要があれば手配する必要があります。在宅秘書は依頼主と住んでいる地域が違う場合、地域性が分からない可能性があります。そのため、会議などの会場を抑える業務が含まれている場合は、その地域の会場のアクセスや種類や場所などは事前におさえておくようにしましょう。

当日のセッティングに関しては、実際に同行したり別に補佐してくれるスタッフがいる場合など、依頼主によって方法は異なります。別のスタッフに依頼をする際は、当日までに連絡を密に取っておく必要があるでしょう。

在宅秘書に向いている人の特徴とは?

秘書業務は細かな気配り等が必要とされますが、在宅秘書に向いている人とは、また異なる特徴があります。

オンライン上の連絡のやり取りがスムーズな人

連絡の全てがオンライン上であるため、連絡のやり取りがスムーズにできることは全ての業務においての基本です。契約内容によっては決められた時間帯のみの対応可能の場合もありますが、その際も対応できる時に当日、または2日以内には返答が必要でしょう。

フルタイムで契約している場合は適時報告の連絡が必要であり、オンライン上での契約という以上、連絡がすぐにつく、返信が早いということはクライアントとの信頼関係にもつながるため非常に大切です。

自己管理が充分にできる人

在宅秘書はオンラインで自宅での業務になるため、会社で勤務するよりも作業効率が下がってしまう可能性があります。自ら仕事と私生活にメリハリを持てる人でなければ、クライアントが求める仕事をすることは難しいでしょう。

管理する人が身近にいない状況であっても、課せられた業務を決められた納期までに仕上げることはもちろん、お給金に見合った就労態度でなくてはいけません。オンラインで対応できるメリットはあるものの、自己管理が求められることを充分に把握してきましょう。

文章の理解度が高い人 

口頭よりも文章上での指示や、書類作成の業務が多くあります。何か分からないことがあってもすぐに聞ける環境ではないことが多く、少ない情報から多くの意図を読み取る必要があります。

同じ指示内容の文章であっても、背景によって求められる方向が変わることもあれば、依頼主の特徴もあります。

ある程度信頼関係や経験をつむことで解決できることもありますが、文章を正確に読み取り業務につなげることができる能力が必要です。

オンラインアシスタントのおすすめ求人サイト 

実際に在宅秘書とは大きいくくりでは在宅ワークの一つになります。在宅ワークの求人はネット上で検索することができます。その中でもオンラインアシスタントとはオンライン上の人材に業務を委託するサービスです。必要な時に必要な分だけ知識や経験を持った人材と契約することができます。

オンラインアシスタント®フジ子さん

フジア株式会社が運営するオンラインアシスタント「フジ子さん」は、「必要なときに、必要なだけ仕事を頼めます。」のキャッチフレーズで謳っているオンラインアシスタントサービスです。

専門性や能力の高いアシスタントがタスク形式でチームにて業務を対応します。そのため、オンラインですが、他のスタッフと連携でも支え合いながら仕事に打ち込むことができるという特徴があります。これまでの経験や知識を活かした業務を任せられ、就業時間も家庭環境に合わせて自分で決めることができます。

最初は業務委託というフリーランススタッフとして就業しながら希望に応じてフジアの契約社員登用も目指すことができます。

HELP YOU

株式会社ニットが運営するHELPYOUは、日常の雑務に追われて時間のゆとりがなくなってしまったクライアントを100%オンラインでサポートをするサービスです。秘書だけでなく人事や経理などの業務も扱っており、これまでの経験を活かした業務を担当することができます。

また希望の時間で業務することができ、仕事をこなしていくうえでキャリアアップに応じて仕事の幅も広げていくことができます。またコミュニティーとして登録しているメンバー同士の交流も可能であり、お互い学びあったり悩みを相談できるとったサービスもあります。

8割以上が女性であり、日本のみならず世界中に登録者がおり、取引先もイオンモバイルなど大手の企業がいることも特徴です。

CASTER BIZ

株式会社キャスターが運営するCASTERBIZは、秘書・経理・人事など日常で発生する様々な業務をサポートするオンラインアシスタントサービスです。「リモートワークを当たり前にする」というミッションを掲げており、世界中どこにいても働くことができる新しい働き方を提供しています。

クライアントの業務や規模も多岐にわたり、さまざまな企業と仕事をすることができます。またリモートワーカーを目指す人にオンライン講座やセミナーなども提供しており、初めての方へのフォローも充実しています。

在宅秘書向け案件が多いクラウドソーシングサービス

クラウドソーシングサービスとはインターネット上で企業が不特定多数の群衆に業務を発注する業務形態をとっているサービスのことです。在宅ワーカーが仕事を受注するために活用されており、それぞれのニーズにあった仕事を会社を通して受発注することができます。

クラウディア

株式会社エムフロが運営するクラウディアは会員数100万人以上を誇る日本最大級のクラウドソーシングサービスです。手数料が業界最低水準で3~15%に設定されており、その分ワーカーの手取りが増えます。

さまざまな業種の中からプロジェクト形式やコンペ形式など4つの採用方法を選択でき、単発で仕事を受注したい場合や、一定の仕事を継続的に受注したい方まで対応することができます。また報酬の仮払い制度があることで、報酬の未払いといったトラブルを避け、ワーカーが仕事に集中することができます。

ママワークス

株式会社アイドマ・ホールディングスが運営する「主婦が働きやすい会社が揃う主婦のための求人応援サイト」を謳っているクラウドサービスです。

隙間時間を利用した短時間の仕事から、経歴を細かく記入する箇所があるため客観的に自分のスキルを振り返り企業へのアピールをすることができます。またキャリアカウンセリングが在籍しており、希望に応じた仕事の紹介サービスもあります。在宅ワーク動画講座やコラムなども充実しており、経験があまりない方でも気軽に始められることが特徴です。

コールシェア

株式会社Wizが運営するコールシェアは「日本一稼げる在宅ワークを目指して」をスローガンに主にコールセンターの仕事をあっせんするクラウドサービスです。

カスタマーサービスからリサーチまでさまざまなコールセンターの仕事がありますが、時間帯も時間も自由に選択することができます。コールセンターは直接お客様とやり取りをするということから、秘書経験者も多く在籍しており、短時間の勤務で秘書の経験が活かせる仕事のひとつです。

マニュアルやサポートがしっかりしていることから、初めての方でも業務にスムーズに入ることができ、頑張り次第で高収入が望めることが魅力です。

まとめ 

秘書の仕事は経験が大切であり、家庭環境やライフステージに応じてキャリアが途絶えることなく働くことができる在宅秘書はこれからの働き方にあった仕事です。

通常の秘書と異なり、オンライン上のため気遣いや細かく相手の意図をくみ取る能力が必要になりますが、いずれ秘書として仕事を再開した時も在宅秘書の仕事経験は大いにスキルアップになります。

在宅秘書の仕事としてはさまざまな業務内容があるため「秘書」という肩書にこだわり過ぎずこれまでの経験が活かせる企業とマッチングして仕事を探すことをおすすめします。