オフィスワークと聞いて思い浮かぶ代表的なものとして、事務を上げる人は多いのではないでしょうか。ですが近年在宅ワークを手がけるフリーランスに事務業務を発注する「事務代行」が、事務職の新しい働き方として注目されつつあります。

理由としては、働き方改革が進んだことやコロナ渦が社会を取り巻いていることがあげられます。人件費削減などから企業によっては事務員がかなり不足しているようです。

そのため、企業は外部へ在宅事務の作業を委託するような流れになっています。しかし、在宅事務に関する働き方というの知っておかなければいけないことも多くあります。在宅で事務代行を請け負うためにはどんなツールを利用すべきか、事務代行とはどんな仕事なのか解説します。

在宅事務とはどんな仕事?

フリーランスとして請け負う在宅の「事務代行」とはどんな仕事なのでしょうか。通常の社内で行われる事務の仕事が多岐にわたるように、在宅の事務代行の内容も様々です。イメージと実際の作業内容が違った、とならないようにしっかり理解しておきましょう。

まずは、在宅事務では具体的にどのような業務を行うのか解説します。

伝票や帳簿の入力

最近は社内の伝票や帳票は電子化して管理する会社も多くなりましたが、それでも紙ベースで処理されているものもまだまだ存在するのが現状です。そういった伝票や帳票をスキャンしたファイルを元に、専用のフォーマットなどに入力する業務になります。

極端にいうと、タイピングに自信がなくても基礎的なパソコンの使い方さえわかれば進められる単純作業となるため、単価はどうしても低い傾向があります。

請求書やその他書類作成

仕事の発注元であるクライアントの総務や経理といった各部署と連携しながら、クライアントが求める必要書類を作成する業務です。

WordやExcel、PowerPointなどでの作業がメインとなります。請求書などの処理によっては、計算ソフトを利用することもあります。

メール返信や電話の代行

クライアントの取引先や顧客からのメールへの返信や電話対応を代行する業務です。近年はコールセンター業務の在宅ワーク化、フリーランスへの外注も増えつつあります。電話対応の代行業務は、相応の通信環境や騒音対策が求められる場合が多く、他に比べて参入のハードルは高いといわれます。

ホームページやSNSの運営代行

今やインターネットは人々の生活にとって欠かせないものとなり、そこから生まれるビジネスの規模も膨大なものになりました。企業としても当然ホームページやSNSを利用したマーケティングが求められます。

マーケティングはクラウドソーシングと親和性が高いので、運用代行業務などもあります。普段からSNSを利用している人や若い層に人気の仕事となります。

在宅の事務代行に求められるスキルとは

社内での業務に比べて、時間や場所の融通がききやすく、努力次第で十分な収入も見込めるのが事務代行の大きな特徴です。

一方で、新規参入するには不安も多い業種です。実際にどのようなスキルが必要なのか知っておくべきでしょう。今回は在宅事務のスキルや必要なものを具体的に解説します。

基本的なパソコンスキル

業務の受注から納品までオンライン上で行います。自前のパソコンやインターネット環境があることが大前提となります。

そのため求められるスキルは、基本的なタイピングや各種オフィスソフトの利用経験です。パソコンを日常的に使っている人や実際に企業で事務をおこなっていた人はイメージもつきやすいでしょう。

案件の受注においても、経験者や各種オフィスソフトの利用経験がある方は有利に進められるといわれます。

社会人としてのマナーや一般常識

タスク処理的な在宅ワークと違い、在宅の事務代行の業務は多岐にわたります。そのため細かい作業能力の前に、社会人としてのマナーや一般常識が求められます。

具体的には、クライアントを相手にする場合などの、コミュニケーション能力や文面での丁寧さなどです。当たり前のことかと思われますが、在宅事務での重要度はかなり高いでしょう。

在宅とはいえ、事務作業であることに違いはありません。そのため、採用されるまでの期間は、あなた自身の経験をチェックされるほか、文面でのやりとり、準備力、コミュニケーション能力が試されていると理解しておきましょう。

在宅事務の収入アップにつながるスキルとは?

業務内容の説明で触れたように、在宅の事務代行の仕事内容は多岐にわたります。誰でもできる単純作業に近いものから、高度な専門性が求められるものまでさまざまです。

好条件のものほど相応のスキルが求められますので、身についていると有利なスキルがいくつか存在します。在宅事務でしっかり稼ぎたいのであれば、これから紹介するスキルを事前に身につけておくといいでしょう。

ブログやフェイスブックの運営実績

これまでの勤務で企業のウェブサイトの運営経験があったり、自身が所持するブログやSNSである程度の実績がある方は、ホームページやSNSの運営代行の依頼を受けられる可能性が高まります。

企業は採用基準の一つとしてあなたの実績というものに関心があります。

特にマーケティングに関わる分野は、採用率が上がる傾向にあります。ホームページやSNSの業績や成果に応じた報酬が期待できます。

ただ、いま始めてもすぐに身につくものではないので、注意しましょう。

簿記や経理の経験

事務職には簿記や経理の経験が有利です。企業に所属して働く事務職でも、これらの有資格者や経験者が優遇されやすいように、在宅の事務代行も同様の傾向があります。

日商簿記の場合は2級以上を取得しておくと、評価が上がるため単価アップにも繋がります。また、一般財団法人職業機能振興会が主催する給与計算試験、経理財務のFASS検定も獲得すると実務能力向上につながります。

在宅事務の仕事をするうえでの注意点

在宅事務の業務は経験がある方にとってはかなりハードルが低いといわれます。もちろん、これから始めようとしている方でも取り組みやすい業務内容です。

しかし、フリーランスとして在宅で事務代行業務を行う上で、気をつけたいことがいくつかあります。必ず、始める前に気をつけるべきことを確認しておきましょう。

自分にその仕事のレベルは合っているか

フリーランスは仕事の成果一つひとつが、次の仕事に繋がるかどうかの判断材料になる、シビアな世界です。仕事内容が自分のレベルに合っているかを見定めないと、継続して受けられないといった事態になりかねません。

特に、パソコン経験が乏しかったり、文章力、コミュニケーション能力など対応力がないと業務上難しい点が多くあるでしょう。

クライアントに迷惑をかけないためにも、自分の身の丈に合っていない仕事は受けないようにしましょう。また、経験を積みスキルがあるのにも関わらず、同じ業務を請け負っていたりするのは機会の損失です。定期的に仕事内容や条件の見直しや、新しい仕事を検討するようにしましょう。

対応可能な範囲を明確にしておく

知人や親しい友人から請け負った業務であっても、ビジネスであるという意識を持っておきましょう。契約は必ず書面を作成するなどして、対応範囲を明確にしておくことが、後々トラブルにつながるような事態を防止することにつながります。

対応可能な範囲をあらかじめ明確にしておくことが望ましいです。対応可能な業務内容、獲得・経験済みのスキル・業務時間などです。

自分で提示できる資格を有することや、請け負える内容の明確化をおすすめします。

フリーランスとして在宅事務の仕事を受けるには

在宅の事務代行の仕事がどういったもので、どんなスキルが必要かなどがわかりました。では、フリーランスとして在宅事務の仕事を受けるには、どういったところから仕事を探せばよいのでしょうか。

近年ではフリーランス向けや、職種によって専門的なサイトが増加しているので参考にしましょう。

事務代行専用サイトを利用する

もっとも手軽な方法は、事務代行業務を斡旋しているサイトに登録し求人に応募することです。また、フリーランス向けの求人紹介サイトやクラウドソーシングサービスなどにも事務系の仕事は多く掲載されています。

さまざまなサイトやサービスがあるので、複数登録して仕事を受けましょう。

紹介や営業で仕事をとってくる

クラウドソーシングサービスなどから斡旋された仕事をこなせば、過去の実績として働き手を探している企業の目にとまりやすくなります。しかし、まだ実績のない駆け出しのころは声がかかりにくいといわれています。

知人や友人などの人脈も仕事をとるには重要なツールです。また、興味を示してくれそうな企業に飛び込み営業のつもりでアポをとったり、メールを送るなどの地道な営業が実を結ぶこともあります。

日本最大級のクラウドソーシングサービスを利用する

日本最大級のクラウドソーシング「クラウディア」なら簡単なタスクをこなすものから、軽作業や本格的な事務業務までさまざまな仕事が掲載されています。また、クラインアントとワーカーとの間での報酬の支払いにトラブルが起きないように、前もって発生する金額を一時的に担保するエスクロー(仮払い)制度など、クライアントとワーカーそれぞれが安心して取引できる環境が整っているのが大きな特徴です。

フリーランスの在宅事務のメリット・デメリット

ここまで、フリーランスとしての在宅の事務代行の仕事について見てきました。とても魅力的な働き方ですが、メリットがあればデメリットも存在します。それぞれ見てみましょう。

メリット1 :在宅事務の需要は年々増えている

政府による働き方改革によって、副業が推進される社会づくりが始まっています。またこれからの時代、本職+副業だけでなくメインの仕事が複数ある「複業・パラレルワーカー」といった働き方は増加していくでしょう。

企業としても、高い専門性を求められる業務は、自社で社員を抱えるよりもプロに外注する方が人件費の観点などからメリットがあります。在宅ワーク、リモートワークの広がりとともに、今後ますます需要が高まることが予想されます。

メリット2 :時間・場所に縛られず自由に働ける

やはり、在宅ワーク・フリーランスの魅力は時間・場所に縛られることなく自由に働けることにある、と考える人も多いでしょう。

産休や子育てなどで、会社で働きたくても働けないような女性にとっても、パソコンとインターネット環境さえあれば仕事ができるのは大きなメリットです。また、コロナ禍において働き方への意識は高まっていることから、通勤せずに仕事ができることが企業や働き手、双方から望まれているようです。

デメリット1: 他の業種よりは自由度が低い

業務の幅が多様で、より緊密なコミュニケーションが求められる分、どうしても他の在宅ワークに比べ、時間の制約などの面で自由度は下がってしまいがちです。作業内容も単調なものが多く、自分がやりたいことを思うようにできないともいわれます。

他の業種より自由度が低いのでモチベーションの管理も重要です。

デメリット2: 実務と営業の同時進行が求められる

事務代行に限らず、フリーランスとして働く人は、いつ今の仕事が契約終了となるかわからず不安定な状態の人が多いでしょう。獲得した案件をこなしつつ、空いた時間で行える別の案件があれば応募するなど、常に実務と営業の同時進行を求められます。

自分の信頼度をあげて継続して契約できるようなクライアントを見つけることも求められるものの1つです。

業務委託として働く「在宅事務」におすすめの保険サービス

フリーランスとして個人で業務委託契約を取引先と結ぶという働き方は、会社員と違い誰かが守ってくれるわけではありません。会社員に比べ社会保障も手薄なので、お金の心配はつきものです。そんな心配を少しでもカバーするために、どういった備えが必要でしょうか。

フリーランス向け「お金と保険」【フリーナンス】

フリーナンスとは、フリーランスのお金とビジネスに特化した保険サービスです。業務中に発生した損害を補償してもらえる「あんしん補償」と、請求書を買い取ってその額を即日支払ってくれる「即日払い」が主なサービスです。東証1部上場企業のGMOが行うサービスなので安心して利用できます。

 まとめ

本記事では、在宅でできる「事務代行」の仕事について解説してきました。一般的な事務職の仕事をオンラインで担う業務であるため、業務内容に大きな差はありません。しかし、オンラインで完結するという特徴から、基本的なPCスキルに加えてチャットでのコミュニケーションなどを求められます。また、在宅の事務代行として収入を上げるには、ツールの利用経験や資格の取得が有効となります。自宅にいながらできる人気の仕事の1つですので、本記事で紹介した内容を参考にぜひ検討してみてください。