リモートワークが増えている今、どんなツールを活用すればより快適に仕事ができるのか気になる方も多いのではないでしょうか。不安点も多いリモートワークですが、ツールを活用することで企業側も従業員側も安心して仕事に打ち込むことが可能です。そこで、ここではリモートワークをするなら導入したいおすすめツールをご紹介していきます。同時にリモートワークをするために準備すべきことも解説しますので、確認しておきましょう。

現在増えている「リモートワーク」とは

新型コロナウイルスの影響でリモートワークを導入する企業が増えています。リモートとは遠隔を意味する言葉。リモートワークとは、会社に出勤することなく自宅など会社以外の場所で遠隔で業務を行なうことを指しています。

自宅に限らずカフェやファミレス、レンタルオフィスでも遠隔に業務をするのであれば、それはリモートワークです。

仕事ができる環境をしっかり整える必要がありますが、会社に出勤せずに自宅で仕事ができることで多くのメリットを得る人も多いでしょう。

主なメリットとしては、以下が挙げられます。

  • 通勤時間がなくなる(または短くなる)
  • 離職率の低下
  • 企業側としてはコストの削減

また、そのデメリットとしては以下が挙げられます。

  • コミュニケーション不足になる
  • 労働時間の把握がしづらい
  • 管理が大変な場合がある

しかし、こういったデメリットはツールなどを用いることで解消される点も多くあります。

リモートワークを実施する前に準備しておきたいこと

会社からリモートワークを通達された、またはリモートワークができる企業に転職しようと考えている、さらにはリモートワークをしたいからフリーランスになろうと考えている場合は、リモートワークができる環境を準備する必要があります。

どんなものを用意し、どんなことに注意しなくてはいけないのか確認しておきましょう。

PCやデスクなど仕事ができる環境づくり

そもそもパソコンがなければリモートワークは難しいです。自宅にパソコンがない場合は購入しましょう。また、長時間パソコンに向かって仕事をするのであれば、デスクやワークチェアも揃えておきたいところ。

自宅でも仕事に集中できる空間を作っておきましょう。

安定したインターネット回線

リモートワークが始まると、ウェブで会議や商談も増えてきます。そのため、インターネット回線を準備する必要もあります。業務に支障をきたさないよう、なるべく安定したインターネット回線と契約しましょう。

インターネットの速度が遅いと業務の効率が悪くなります。またオンライン会議にも支障が出てしまうでしょう。リモートワークを快適にするためにも、回線の速度は良好か確かめておくことをおすすめします。

会社で使用しているソフトウェア

会社にいるときと同じように仕事をする必要があるので、会社で使用していたソフトウェアを自分のPCに入れる必要があります。業務によっては自宅のパソコンに同じソフトウェアを導入できなケースもあります。個人情報の取扱いができない、専門性が高いため導入できないなどが考えられるでしょう。

どのソフトウェアが必要になるのか会社と相談して、導入しておきましょう。

セキュリティ対策

会社の情報を守るために、自宅のパソコンもしっかりとセキュリティ対策をしなくてはいけません。自宅のパソコンにセキュリティツールを入れるようにしましょう。

特に会社ごとにセキュリティ対策として導入するソフトなどは異なるため、リモートワークを始める前に入念な確認が必要となります。

また、カフェやファミレスなどで業務をしようと考えている方も多いかもしれませんが、freeWi-Fiを活用して業務を行なうのはセキュリティの問題上危険ですので、注意してください。

リモートワークに役立つツール8選

会社に所属している場合でも、フリーランスでも、リモートワークをするうえで知っておきたいツールをご紹介していきます。ツールをうまく活用すつことで、快適にリモートワークができることでしょう。

①コミュケーションツール

リモートワークをしていると、会社の方たちとうまくコミュニケーションが取れなくなります。しかしお互いの進歩や情報を共有しなければ、うまく業務も回りませんよね。

そこで導入しておきたいのがコミュニケーションツールです。有名なチャットツールとしては、「Slack」や「Chatwork」が挙げられます。個人とのチャットはもちろんのこと、チームや部内、プロジェクトごとなど、グループ機能を用いることで効率的に仕事を進めることができます。

それぞれプランによって料金が異なるため、使用頻度や会社と相談して導入してください。

②WEB会議システム

リモートワークでも顔を見合わせて会議をする時間も大切です。そこで、WEB会議システムも活用していきましょう。有名なシステムといえば「Zoomミーティング」です。Zoomは仕事を問わず、プライベートで活用していた方も多いのではないでしょうか。

Zoomは無料プランでも1対1の無制限ミーティング、さらには40分までであれば100人同時会議も可能です。セキュリティや通信の安定が評価されているシステムなので、会議があるときは活用してみてください。

③タスク管理ツール

別々の場所でそれぞれが作業をしていると、仕事の進歩やスケジュールを共有するのが難しいですよね。コミュニケーションツールを活用して連絡のやり取りも可能ですが、タスク管理ツールも導入して、お互いの仕事状況を把握するのもおすすめです。

タスク管理ツールには「Trello」や「asana」があります。

④ファイル共有ツール

業務によっては大容量のデータを共有しなくてはいけないこともありますよね。その場合に活用したいのが、ファイル共有ツールです。

有名なものとしては、「GoogleDrive」や「Dropboxがあります。リモートワークを円滑に進めるためには、チャットなどのやりとりはもちろんのこと、社員が必要なときに欲しい情報やファイルをすぐに見つけれることも重要です。

遠隔でスムーズに業務を進めていくためにも、情報の共有方法やその整理をしておきましょう。

⑤セキュリティ対策

先述しましたが、会社の情報を守るためにセキュリティ対策はきちんと準備しなくてはいけません。自宅で使うパソコンにも、しっかりとセキュリティ対策をしておいてくださいね。

⑥電子契約サービス

リモートワークが普及する中では、政府が手動となる「脱ハンコ」宣言が話題となりました。そのとき、注目を集めたのが電子契約サービスです。従来の契約書といえば紙で用意され、印鑑を押すことで契約を結んだ証拠としていました。

しかし、リモートワーク中では出社しないことから契約を進められない、または契約書の判子のために出社するなどの課題があり、その背景から電子契約サービスの導入が増加しております。

電子契約とはPDFの電子データに電子署名とタイムスタンプを付与することで、契約を結ぶ方法です。書面と同じ証拠力を残すため、リモートワークにぴったりのサービスともいえます。

契約もWEB上で完結できるので、契約にかかる時間を短縮することが可能です。

「クラウドサイン」や「BtoBプラットフォーム契約書」、「NINJA SIGN」といったサービスがあるので、チェックしてみてください。

⑦バーチャルオフィスツール

仮想上のオフィスを指すバーチャルオフィスは、誰と誰が会話をしているのか、誰がどんな動きをしているのかを確認できるツールです。同じ場所にいるかのような状況を作り出せるツールで、リモートワークに特化したサービスです。

自宅で1人で仕事をしていると孤独を感じたり、さらには業務の進歩が遅くなったりしてしまうかもしれません。バーチャルオフィスを活用することで、会社にいるかのような雰囲気を味わえ、チームのみんなと一緒に仕事ができていると感じることができるでしょう。

「Remotty」や「Sococo」といったサービスがあるので、同じチームで働く方たちと相談して導入を検討してみてもいいかもしれませんね。

⑧勤怠管理ツール

会社に所属している場合、勤怠管理ツールの導入を指示されるかもしれません。テレワークの場合、従業員の管理が難しくなってしまいます。そこで企業側が使いたいと思うのが勤怠管理ツール。

着席、退席をワンクリックで知らせることができたり、時間外労働がどのくらいなのか一目でチェックできたり、とても便利なツールです。

「KING OF TIME」や「ジョブカン」などのサービスがあります。会社から指示された場合はそれに従い導入してください。

フリーランスでリモートワークを探しているのなら「リモートビズ」をチェック

リモートワークをするにあたり準備したいこと、活用したいツールをご紹介していきました。リモートワークはデメリットが多いかもと感じていた方も、ツールを活用すれば快適に仕事ができそうと理解していただけたのではないでしょうか。

と同時に、ツールさえ導入すれば会社に所属していなくてもフリーランスとして在宅で仕事ができるかもしれないと思った方もいるかもしれません。そんな方におすすめしたいのが「リモートビズ」です。

リモートビスは、場所を選ばずに仕事ができるエンジニアやデザイナー等の仕事を探せるサービスです。つまり、リモートワーク専門のエージェント。

  • 常駐案件を見つけてリモートワークで仕事がしたい
  • 家事や育児の合間の数時間だけ働きたい
  • フリーランスになりたいけれど収入を安定させたい
  • 自由な勤務体系で働きたい

といった願いを叶えてくれるサービスともいえます。

時間単位で給与を支払ってくれる、週2日から稼働可能な案件も紹介してくれる、自宅での仕事が可能といったメリットも。

WEB登録し面談をすると仕事を紹介してもらえます。自分が希望する働き方を叶えるチャンスです。まずはどんな仕事があるのか、自分が希望するスタイルで働けるのかを確認してみてください。

最後に

導入する企業が増えているリモートワーク。企業側も従業員側も不安に思う点もたくさんあるかもしれませんが、便利なツールを活用することでストレスなく自宅で業務にあたれるはずです。

会社に通勤する時間がなくなる、集中して仕事ができるなどのメリットもあるので、ツールを活用して快適なリモートワークをしてください。